Checklist meetmiddelenbeheer: zo bent u voorbereid op de audit

Weegschalen en gewichten komen bij vrijwel elke kwaliteitsaudit aan bod. Of het nu gaat om ISO 9001, HACCP, BRC, IFS of GMP: de auditor wil zien dat uw meetmiddelen betrouwbaar zijn en dat u dat kunt aantonen. Het meetmiddel zelf is daarbij zelden het probleem. Meestal gaat het mis in de administratie eromheen.

Met deze checklist loopt u uw meetmiddelenbeheer vooraf door. De punten zijn gebaseerd op wat wij bij klanten in de praktijk tegenkomen. Kalibratie is niet wettelijk verplicht, maar de genoemde normen vragen wel om gekalibreerde meetmiddelen met vastgestelde intervallen, herleidbaar naar nationale standaarden. Voor de periodieke kalibratie van uw weegapparatuur kunt u terecht bij weegschaal kalibreren.

Register en identificatie

Alles begint met een volledig overzicht. Een auditor kiest vaak een willekeurige weegschaal op de werkvloer en vraagt die terug te vinden in de administratie, of andersom.

1. Is er een actueel meetmiddelenregister? Met per meetmiddel een uniek nummer, omschrijving, merk, type, serienummer, locatie, bereik en afleesbaarheid.
2. Staat de toepassing erbij? Waarvoor wordt het meetmiddel gebruikt en welke tolerantie hoort daarbij? Dat bepaalt later de beoordeling van het certificaat.
3. Zijn alle relevante meetmiddelen opgenomen? Ook controlegewichten, reserveweegschalen en instrumenten die maar af en toe worden gebruikt.
4. Is elk meetmiddel fysiek herkenbaar? Met een label met het nummer uit het register, bij voorkeur aangevuld met de kalibratiestatus of de datum van de volgende kalibratie.
5. Zijn meetmiddelen die niet gebruikt mogen worden gemarkeerd? Bijvoorbeeld met een label buiten gebruik of alleen indicatief.
6. Is aangegeven welke weegschalen geijkt moeten zijn? Voor verkoop op gewicht of voorverpakkingen geldt een wettelijke eis naast uw kwaliteitseis.

Een tip: bewaar controlegewichten in een koffer met hetzelfde nummer op de koffer en op het certificaat. Losse gewichten zonder identificatie zijn bij een audit lastig te verantwoorden. Geschikte opbergmiddelen vindt u onder koffers en toebehoren.

Intervallen en onderbouwing

1. Heeft elk meetmiddel een vastgesteld kalibratie-interval?
2. Is het interval onderbouwd? Denk aan gebruiksintensiteit, omgeving, het belang van de meting en de resultaten van eerdere kalibraties. Jaarlijks is een gebruikelijk startpunt.
3. Wordt het interval bijgesteld? Blijft een weegschaal steeds ruim binnen tolerantie, dan kan een langer interval verantwoord zijn. Wijkt hij regelmatig af, dan is een korter interval nodig.
4. Is er een planning en wordt die gehaald? Een verlopen kalibratiedatum is in onze ervaring een van de meest gemaakte opmerkingen bij audits.
5. Is vastgelegd wat er gebeurt als een datum wordt overschreden? Bijvoorbeeld tijdelijk extra tussentijdse controles of het blokkeren van het meetmiddel.

Meer over het kiezen en bijstellen van intervallen leest u in hoe vaak moet een weegschaal gekalibreerd worden.

Certificaten en beoordeling

1. Is voor elk meetmiddel het meest recente certificaat direct beschikbaar?
2. Klopt de identificatie? Het serienummer of eigen nummer op het certificaat komt overeen met het register.
3. Bevat het certificaat meetresultaten en meetonzekerheid? Zonder meetonzekerheid is het geen kalibratiecertificaat.
4. Is de herleidbaarheid naar nationale standaarden vermeld?
5. Is het certificaat beoordeeld? Tegen de tolerantie voor de toepassing, met datum, naam en conclusie: voldoet of voldoet niet.
6. Zijn resultaten vóór en na justering bewaard? De resultaten vóór justering hebt u nodig voor een impactanalyse.

Hoe u de resultaten leest en beoordeelt, staat in kalibratiecertificaat uitgelegd.

Tussentijdse controles

Tussen twee kalibraties kan een weegschaal verlopen, bijvoorbeeld door een val, overbelasting of verplaatsing. Tussentijdse controles verkleinen de periode waarover u bij een afwijking in onzekerheid zit.

1. Is vastgelegd welke meetmiddelen tussentijds worden gecontroleerd, hoe vaak en door wie?
2. Is de methode beschreven? Bijvoorbeeld een controle met een gekalibreerd gewicht bij een belasting die past bij het gebruik, eventueel aangevuld met een controle op hoekbelasting.
3. Is er een actiegrens? Wat is toegestaan en wat doet de medewerker als de grens wordt overschreden?
4. Zijn de controlegewichten zelf gekalibreerd en geschikt? Als vuistregel is de fout van het gewicht hoogstens een derde van de toelaatbare fout van de weegschaal bij die belasting.
5. Worden de resultaten geregistreerd en periodiek bekeken? Een trend is vaak eerder zichtbaar dan een overschrijding.

Een praktische werkwijze vindt u in weegschaal zelf controleren tussen kalibraties.

Afwijkingen en impactanalyse

Voor een auditor is de vraag vaak niet of er afwijkingen zijn, maar wat u ermee doet. ISO 9001 vraagt expliciet om te beoordelen of eerdere meetresultaten zijn beïnvloed als een meetmiddel niet blijkt te voldoen. Stel: bij de jaarlijkse kalibratie blijkt een weegschaal in de verpakkingslijn te veel aan te wijzen, buiten uw tolerantie. Wat nu?

1. Blokkeer het meetmiddel en markeer het als afgekeurd tot het is gejusteerd of gerepareerd en opnieuw gekalibreerd.
2. Bepaal de periode. Sinds wanneer kan de afwijking bestaan? Kijk naar de laatste goede kalibratie en de tussentijdse controles.
3. Bepaal wat er in die periode is gewogen. Welke producten, partijen of analyses zijn met dit meetmiddel vastgesteld?
4. Beoordeel de gevolgen. Is de afwijking relevant voor de productspecificatie, de voedselveiligheid, wettelijke eisen of afspraken met klanten? In het voorbeeld: bevatten verpakkingen minder product dan vermeld?
5. Besluit over maatregelen, zoals het opnieuw beoordelen van vrijgegeven partijen of het informeren van klanten, en leg de afweging vast.
6. Zoek de oorzaak en voorkom herhaling, bijvoorbeeld met een korter interval, extra tussentijdse controles of een betere opstelling.
7. Sluit de afwijking aantoonbaar af in uw registratie van afwijkingen.

Is de weegschaal geijkt en moet voor de reparatie of justering een zegel worden verbroken, dan is ook een herkeuring nodig voordat hij weer voor wettelijke toepassingen wordt gebruikt.

Verantwoordelijkheden en herleidbaarheid

1. Is er een eindverantwoordelijke voor meetmiddelenbeheer? En is er een vervanger bij afwezigheid?
2. Is duidelijk wie certificaten beoordeelt en wie meetmiddelen vrijgeeft of blokkeert?
3. Zijn medewerkers die tussentijdse controles uitvoeren geïnstrueerd? En is dat vastgelegd?
4. Is het kalibratielaboratorium als leverancier beoordeeld? Met een onderbouwing waarom dit laboratorium geschikt is voor uw meetmiddelen.
5. Is de herleidbaarheid aangetoond? Het certificaat vermeldt de gebruikte referenties en hun herleidbaarheid naar nationale standaarden.
6. Weet u of een klant of sector een geaccrediteerd certificaat eist? Het verschil leest u in ISO 9001, ISO 17025 en herleidbaarheid.

Hoe MASSLAB u helpt

MASSLAB kalibreert weegschalen van alle merken volgens EURAMET cg-18 en gewichten in de klassen F1 tot en met M3, op locatie of in ons laboratorium. Onze certificaten zijn herleidbaar naar nationale standaarden en vermelden de meetonzekerheid. In ons klantportaal vindt u de certificaten en de planning terug, wat het bijhouden van intervallen en het voorbereiden van een audit eenvoudiger maakt. Voor periodiek onderhoud van uw weegapparatuur kunt u kijken bij onderhoud. Moet een geijkte weegschaal na reparatie opnieuw worden gekeurd, dan kunnen wij dat als Erkend Keurder doen, nadat wij hebben gecontroleerd of wij dat instrument mogen keuren.